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F.A.Q. Guichet Unique

   
   

Les dossiers du Guichet Unique Se connecter au Guichet Unique Remplir le formulaire adéquat
Les pièces justificatives La signature Après l'envoi
Les personnes de contact Les séances d'information

Les bases légales

 
 
 
 
Quel dossier entre dans le cadre du GU ?
Les dossiers qui peuvent être transmis via le Guichet Unique sont les dossiers de marchés publics de travaux (au stade du projet ou de l’attribution) subsidiés par la DGO1 en matière de Voiries et de Bâtiments inscrits dans le Plan d’Investissement Communal (PIC).
Les dossiers subsidiés uniquement par la Communauté française ou par exemple par le Commissariat général au Tourisme ne sont pas repris dans le Cadastre des PIC et ne doivent donc pas être introduits via le Guichet Unique.
Je n’ai pas accès au Guichet Unique, comment dois-je envoyer mes dossiers ?
Si vous n’avez pas accès au Guichet Unique et pour tous les dossiers n’entrant pas dans le cadre du Guichet Unique, vous continuez à envoyer vos dossiers par la voie habituelle.
Comment se connecter ?
Accédez à l’adresse suivante : https://pouvoirslocaux.wallonie.be  
Dans le menu de gauche, cliquer sur Bureau applicatif (eTutelle – Guichet Unique).
Cliquer sur « se connecter » en haut à droite de votre écran.
Vous devez introduire votre identifiant et mot de passe eTutelle.
 
Je n’ai pas d’identifiant et de mot de passe, comment faire ?
Dans chaque commune, un gestionnaire local de sécurité eTutelle a été désigné (cela peut être par exemple le Directeur Général, un informaticien ou encore un agent délégué). C’est cette personne dans votre commune qui peut vous accorder des droits dans le Guichet Unique.
Si vous ne savez pas qui est cette personne ou qu’elle ne sait plus comment vous accorder des droits, contactez le helpdesk : etutelle.pouvoirslocaux@spw.wallonie.be
Notez toutefois que pour des raisons de sécurité, le helpdesk ne pourra pas vous accorder ces droits lui-même, il devra faire appel à votre gestionnaire local de sécurité.
 
Votre commune n’adhère pas à eTutelle
L’adhésion à eTutelle est obligatoire pour avoir accès au Guichet Unique.
Vous pouvez facilement remplir les formulaires d’adhésion que vous pouvez télécharger sur la page d’information du projet eTutelle ou prendre contact avec le helpdesk eTutelle via mail etutelle.pouvoirslocaux@spw.wallonie.be ou par téléphone au 081/32 36 45.
Quel formulaire choisir ?
Vous avez le choix entre 8 formulaires :
1.      Le formulaire « projet »
2.      Le formulaire « attribution en-dessous du seuil »
3.      Le formulaire « attribution au-dessus du seuil – adjudication publique – PIC DGO1 »
4.      Le formulaire « attribution au-dessus du seuil – appel d’offres générales – PIC DGO1 »
5.      Le formulaire « attribution au-dessus du seuil – adjudication restreinte – PIC DGO1 »
6.      Le formulaire « attribution au-dessus du seuil – appel d’offres restreint – PIC DGO1 »
7.      Le formulaire « attribution au-dessus du seuil – procédure négociées avec publicité – PIC DGO1 »
8.      Le formulaire « attribution au-dessus du seuil – procédure négociée sans publicité – PIC DGO1 »
Notez que les deux premiers se trouvent sur le Guichet Unique et que les 6 suivants se trouvent sur eTutelle. Tous les formulaires concernant les marchés publics ont été dédoublés dans eTutelle. Les uns ne concernent QUE les marchés publics de travaux inscrits dans le PIC et les autres concernent tous les autres marchés publics.
Quels sont les seuils pour l’attribution ?    
 
  Adjudication ouverte
Appel d’offres ouvert
Adjudication restreinte
Appel d’offres restreint
Procédure négociée avec publicité
Procédure négociée sans publicité
Travaux HTVA

250.000€

125.000€
62.000€
Quel ne connais plus exactement l'objet du PIC, ni le numéro...
Il est important dans vos communications avec le SPW (et donc en remmplissant vos formulaires) de mantionner l'objet du PIC correct et le numéro du PIC. Votre commune a dû transmettre au SPW son Plan d’Investissement Communal reprenant les divers investissements qu’elle projetait pour les années 2013-2016.

Le SPW a reçu le Plan d’Investissement Communal de toutes les communes de Wallonie et sur base de ces informations, le SPW a créé un Cadastre des PIC.
Par exemple, vous aviez mentionné dans votre PIC : « N°2 – Objet : rénovation des rues Marchal, Lavaux, Saint-Thomas et Gomeri ». Le Cadastre des PIC reprend exactement cette dénomination. Si, en introduisant votre dossier par la suite, vous mentionnez simplement « rénovation de plusieurs rues », le SPW ne saura pas à quoi cela fait référence.
Si vous avez un doute à ce sujet, vous pouvez contacter la DGO1. Pour les Voiries : Monsieur Jose.raskin@spw.wallonie.be  et pour les Bâtiments : Madame Isabelle.jadot@spw.wallonie.be 
 
J'étais en train de remplir le formulaire et le système m'a déconnecté
Pour des raisons de sécurité informatique, le système se déconnecte au bout de 30 minutes d'inactivité.
Lorsque vous devez quitter l’application momentanément, n’oubliez pas d’enregistrer vos dernières modifications de manière à ce qu’elles soient conservées lors de votre prochaine connexion.
Quelles sont les pièces justificatives à transmettre ?
Cela dépend du stade auquel vous vous trouvez.
Au stade du projet , vous devez transmettre les pièces suivantes :
Délibération motivée par laquelle le Collège communal attribue le marché de service relatif à l'étude du projet, accompagnée du rapport d'attribution du marché et de l'offre retenue.
Délibération par laquelle le conseil communal approuve le projet et choisit le mode de passation du marché, en fixe les conditions et arrête les éléments constitutifs de l'avis de marché
Le projet d'avis de marché
Le cahier spécial des charges
Le devis estimatif des travaux
La note explicative démontrant que les mesures adéquates on été prises pour assurer aux personnes à mobilité réduite l'accessibilité des espaces et bâtiments publics concernés
La note explicative démontrant que les mesures adéquates on été prises pour assurer et/ou améliorer la sécurité de tous les usagers et plus particulièrement les usagers faibles
Pour les travaux d'éclairage public, l'étude photométrique
Les plans d'exécution
Le demandeur atteste disposer de tous les terrains nécessaires à la réalisation des travaux ou atteste disposer, pour chaque parcelle, d'une promesse unilatérale de vente et d'une autorisation de prise de possession anticipée signées par le vendeur
Le demandeur doit attester être en ordre pour le permis d’urbanisme
 
Au stade de l’attribution (en-dessous des seuils) , vous devez transmettre les pièces suivantes :
Le procès verbal d'ouverture des offres
L'offre retenue
Le rapport du coordinateur de sécurité et santé s’il échet
Le rapport d'attribution du marché établi par l'auteur de projet (y compris le tableau comparatif des prix unitaires reprenant l’ensemble des offres sélectionnées)
La délibération motivée par laquelle le pouvoir adjudicateur désigne l'adjudicataire, approuve le montant de l’offre retenue
Le cahier spécial des charges dans sa version définitive (en cas de modification du dossier introduit au stade projet)
Les documents réclamés dans l’avis sur projet (le cas échéant)
La liste des entreprises consultées (si procédure négociée)

 

Toutes les pièces sont-elles obligatoires ?
Oui. Les pièces justificatives renseignées via le Guichet Unique se réfèrent scrupuleusement aux textes légaux liés à l'exercice de la tutelle et du PIC.
Dans certains cas, la transmission d’une pièce justificative peut ne pas être pertinente (par exemple les pièces justificatives relatives à l’étude photométrique). Les pièces suivies d'un astérisque « * » sont obligatoires dans tous les cas.

Doit-on signer et scanner les documents à transmettre, même s’ils sont volumineux ?
Oui lorsqu’une pièce justificative doit être soit signée, soit signée et contresignée au sens de la législation, elle doit être scannée et jointe au dossier en UNE SEULE PIECE.
 
L’architecte nous a transmis des plans d’exécution de manière électronique, puis-je les transmettre au SPW tels quels ?
Cela dépend du format électronique dans lequel le plan vous a été livré. Beaucoup d’architectes travaillent sur des logiciels payants pour réaliser leurs plans. Le SPW ne peut malheureusement pas payer une licence pour pouvoir utiliser tous les logiciels existants. Le format à privilégier reste le PDF.
Je rencontre des problèmes techniques lors de la signature
Un nouveau système de signature a été mis en place durant ce mois de septembre.
Il est possible que votre ordinateur ne dispose pas encore des configurations nécessaires.
Le helpdesk a rédigé un petit document vous permettant de vérifier que vous disposez des configurations nécessaires.
Vous pouvez également transmettre ce document à votre informaticien pour qu’il fasse les réglages sur votre ordinateur.
Si le problème persiste, contactez le helpdesk : etutelle.pouvoirslocaux@spw.wallonie.be ou 081/ 32 36 45
 
Ce type de transmission électronique a-t-il la même valeur légale que la transmission par papier ?
Oui. Par l’article L3113-1 du Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation, le législateur a validé le principe de télétransmission des actes de tutelle administrative à son autorité.
Dans son prolongement, l’arrêté d’exécution relatif à la transmission électronique des actes relevant de la tutelle administrative du 29.09.2011 pose les modalités de cette télétransmission, et donne une équivalence juridique entre les actes transmis sous format papier et les actes transmis au format électronique.
 
A-t-on une preuve de l’envoi des actes ?
Oui. Le formulaire de transmission généré au format PDF/xml et signé à l’aide de sa carte d’identité électronique, indique la date, l’heure et le nom du signataire, le nom du pouvoir local associé et la liste des pièces justificatives.
Ce document peut être archivé afin de servir de preuve de l’envoi et du contenu du dossier transmis.
Est-ce que je reçois un accusé de réception de la part du SPW ?
Oui. Le Guichet Unique génère un courriel d’accusé de bonne réception technique du dépôt expédié à l’adresse électronique du déposant.
Cette information est également consultable dans l’onglet « Mes formulaires » au niveau de l’état d’avancement du dossier.
Le dossier sera alors traité par un de nos agents qui en vérifiera la complétude et vous recevrez alors un accusé de réception pour un dossier complet ou une demande de renseignement complémentaire le cas contraire.
 
Quel sera le délai d’instruction ?
Le délai d’instruction commence lorsque le dossier complet est transmis au SPW.
Le SPW a alors 30 jours calendrier pour vous signifier son avis. Une prorogation de 15 jours peut être demandée par le SPW.
 
Comment retrouver mes formulaires transmis ?
Via le Guichet Unique, vous retrouvez les formulaires au stade du projet ET au stade de l’attribution en-dessous du seuil via l’onglet « Mes formulaires ».
Via eTutelle, vous retrouverez les formulaires au stade de l’attribution au-dessus du seuil via l’onglet « Mes formulaires ».
 
Combien de temps les dossiers restent-ils archivés dans le Guichet Unique/eTutelle ?
Les dossiers restent archivés pour la même durée que celle appliquée par le Service Public de Wallonie pour les dossiers envoyés par papier à savoir 90 jours.
Vous devez néanmoins conserver toutes les pièces originales que vous transmettez à l’autorité de tutelle pour un archivage qui vous est propre.
 

Qui puis-je contacter en cas de questions techniques/contenu ?   

Pour quoi ? Qui ? Adresse e-mail Téléphone
Questions techniques Helpdesk etutelle.pouvoirslocaux@spw.wallonie.be 081 / 32 36 45
Question relatives aux Marchés Publics DGO5 – Direction des Marchés publics marchespublics.pouvoirslocaux@spw.wallonie.be 081 / 32 32 35
Questions relatives aux Voiries subsidiées (PIC) DGO1 – Direction des Voiries subsidiées
Site Internet sur le Portail des pouvoirs locaux
081 / 77 33 76
Questions relatives aux Bâtiments subsidiés (PIC) DGO1 – Direction des Bâtiments subsidiés
Site Internet sur le Portail des pouvoirs locaux
081 / 77 33 62
Questions relatives au projet Guichet Unique DGO1-DGO5 guichetunique.pouvoirslocaux@spw.wallonie.be 081 / 32 72 42

 

 

 

 
 
 
 
 
 
 

Je n’ai pas eu l’occasion de m’inscrire à une séance, puis-je quand même venir ?

Les inscriptions nous permettent d’organiser au mieux les séances tant au niveau des quantités de boisson que nous commandons que du nombre de places assises prévues dans la salle.
Pour votre confort et celui des autres agents, il vaut mieux vous inscrire (même tardivement) que pas du tout via l'adresse suivante : evenements.dgo5@spw.wallonie.be  .
 
Vous pouvez retrouver toutes les informations pratiques concernant les séances d'information dans ce document  .
 
Quelles étaient les informations données lors des séances d’information aux communes ?
Lors des présentations aux communes, différentes parties ont été présentées :
-         une partie théorique qui reprend les concepts théoriques autour du Guichet Unique et les avantages à l'utiliser - bientôt disponible
-         une démonstration pratique sous forme de vidéo - bientôt disponible 
-         une fiche pratique  récapitulative
Pour plus de détails sur les marchés publics de travaux relatifs aux voiries et aux bâtiments inscrits dans le PIC , vous pouvez vous référer aux différents textes législatifs suivants :
-         le Code de la Démocratie Locale et de la Décentralisation qui reprend les principes généraux concernant la tutelle des actes administratifs des Pouvoirs locaux et l’octroi des subventions.
-         la Circulaire du 27 mai 2013 précisant les pièces justificatives à transmettre lors de l’introduction d’un dossier marché public au stade de l’attribution au-dessus des seuils (et donc soumis à la tutelle)
-         la Circulaire du 5 février 2014 précisant les pièces justificatives à transmettre à tous les stades et la Direction Générale à qui les envoyer
-         l’AGW du 17 juin 2015 relatif à la transmission électronique des pièces et dossiers
-         la Circulaire du 27 août 2015 portant la création du Guichet Unique, précisant les pièces justificatives pour les dossiers au stade de l’attribution soumis à la tutelle ET subsidiés, harmonisant le délai d’instruction entre la DGO1 et la DGO5
Vous trouverez également des informations concernant les PIC et FRIC dans  :
-         Les lignes directrices du Fonds Régional d’Investissement des Communes 2013 - 2016 (FRIC)
-         les pages Internet (dans ce Portail) des Bâtiments subsidiés et des Voiries subsidiées.
 
 



 

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Maj : 27 nov. 2017

 
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